Transformación digital en los despachos de abogados: Cómo construir la hoja de ruta
La transformación digital en los despachos de abogados continúa avanzando en Latinoamérica. Cada vez existe mayor visibilidad y conocimiento sobre el valor que la tecnología puede aportar a los despachos para hacerlos más eficientes, sin importar su tamaño.
Sin embargo, aún pueden encontrarse barreras para lograr que muchos terminen de dar el salto a lo digital; algunas de esas barreras que podemos encontrarnos en el ejercicio de una asesoría para iniciar el proceso de transformación digital, son:
- Existe aún la percepción de que invertir en tecnología puede resultar muy costoso y, por lo tanto, un lujo reservado para los grandes despachos que por volumen de operaciones, personal y procesos, pueden justificar inversiones altas en tecnología y en personal para sus departamentos de TI e Innovación.
- Es cierto, la tecnología puede implicar en algunos casos una inversión alta que dependerá de muchas variables, pero también existen hoy soluciones aplicables incluso para abogados unipersonales, como los sistemas SaaS que son muy flexibles, seguros y en muchos casos son fácilmente accesible a través de un pago mensual o anual.
- Los despachos empiezan a sentir la presión del mercado por transformarse digitalmente pero quieren construir su propio camino y quedan atrapados en el dilema de la pertinencia de implementar un desarrollo propio o de utilizar soluciones ya existentes en el mercado, sintiéndose abrumados ante el importante número de herramientas legaltech ya existentes en el continente.
- Otros despachos están en su instante KODAX. Ese periodo donde el modelo de negocio todavía es bueno y rentable, por lo tanto, no hay urgencia para cambiar. Ese momento en el que todavía no se advierte el cambio de hábito en el consumidor de soluciones legales y se suma la dinámica del día a día, que consume al despacho en sus funciones misionales de asesoría y litigio, sin dejar mucho espacio para pensar el diseño de nuevas estrategias o encontrar nuevos nichos de mercado o innovar en la prestación de los servicios existentes.
Estas barreras pueden ceder drásticamente cuando se construye una hoja de ruta para el plan de transformación digital para el despacho de abogados, partiendo de un acertado análisis de la función legal y del grado de madurez digital del despacho.
Hoja de ruta para la transformación digital: despacho de abogados en crecimiento
La importancia del autodiagnóstico para construir la hoja de ruta del plan de transformación digital, es que aporta la claridad necesaria para dar el salto hacia la innovación, disminuyendo considerablemente el margen de errores durante las fases de implementación y post implementación. Así las cosas, ¿qué aspectos debería abordar un buen autodiagnóstico para brindar ese elemento de claridad sobre lo que debe implementarse en el despacho?
Análisis de aspectos propios del modelo de negocio
Cualquier solución tecnológica a implementar debe ir alineada con el modelo de negocio y solo se justifica en la medida que contribuya a potencializar el mismo, por ello, es importante revisar aspectos cómo el propósito, la misión, la visión estratégica y un DAFO que nos sirva de apoyo en la construcción de estrategias. Recordemos que la tecnología al final será solo un habilitador para encontrar fórmulas que logren mayor eficiencia en el despacho.
Análisis de la función legal
Hoy en día existen distintos test para medir el grado de madurez digital de un despacho y de la evolución de la asesoría legal que pueden analizar distintas dimensiones como la gestión del tiempo, presencia digital, experiencia del cliente, tecnología, procesos, ente otros.
Cualquier modelo de madurez puede ayudar en este proceso (uno de los más seguido actualmente en el sector legal es el propuesto por CLOC), lo relevante es encontrar las respuestas a cuáles son las necesidades, para luego construir una priorización en las propuestas de soluciones que se encontrarán en la fase de definición. Esto es aún más relevante, para despachos con recursos limitados.
Revisión de los procesos
Los abogados tenemos una forma de ejercer nuestras actividades, tareas y procesos; no obstante, no siempre esos procesos están «gráficamente» identificados en el despacho, incluso, puede encontrarse que cada abogado pueda tener su propio orden y forma de trabajo. Por ello, no es tan fácil ponerse de acuerdo en cuál será la forma futura de categorizar y guardar los documentos a partir del momento en el que inicie el proceso de transformación.
En este orden de ideas, antes de proponer soluciones es necesario mapear claramente cómo se hace lo que tenemos hoy en el despacho, pues la transformación digital también implica aceptar que existe una posibilidad de encontrar una nueva forma de hacer lo que siempre hemos conocido y de muy poco servirá la tecnología si los procesos no están bien diseñados. Definir los pasos más importantes dentro un proceso puede ayudarnos a identificar a los stakeholders, encontrar ineficiencias, cuellos de botella o actividades que se duplican de forma innecesaria; y todo esto, debe ser previo a plantear cualquier solución digital o comprar soluciones legaltech.
El equipo
Para abordar las fases de transformación digital, iniciando por el autodiagnóstico del despacho, es recomendable encontrar asesores con experiencia en transformación digital especifica en el sector legal; vincular desde el inicio a todos los niveles del despacho en el proceso de transformación digital (no únicamente a los socios mayoritarios) y designar un líder a nivel interno o jefe de proyecto.
Evitar resistencias mayores durante la implementación puede disminuirse considerablemente si todo el equipo conoce las ventajas que traerá al negocio el proceso de transformación digital en el despacho de abogados. De igual manera, realizar capacitaciones sobre temáticas como metodologías ágiles y nuevas tendencias del derecho, si aún el despacho no está familiarizado con ese conocimiento, puede motivar mucho a la implementación de la cultura de innovación.
Cada ser humano es único y cada despacho de abogados, también lo es. Digitalizar o comprar una herramienta legaltech, no es un modelo talla única. La transformación digital tampoco es un proceso rígido del que se obtiene un resultado inmodificable y permanente, por ello, el camino a seguir debe ser construido identificando los dolores, los recursos con que se cuentan y la ventaja competitiva que se pretende obtener. Realizar un adecuado diagnóstico de la función legal y del grado de madurez digital del despacho para trazar un plan de transformación digital, puede ahorrar muchos dolores de cabeza futuros.
